Положение об Архиве ИППО

1. Общие положения

1.1. Архив Международной Общественной Организации «Императорское Православное Палестинское Общество» (далее – Архив) создан в соответствии с приказом Председателя Международной Общественной Организации «Императорское Православное Палестинское Общество» (далее – Общество) от 2 июля 2014 г. № 384, Устава ИППО, а также на основании Федерального Закона от 22.10. 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
1.2. Архив является функциональным подразделением Общества, осуществляющим прием архивных документов, их учет, сохранность, упорядочение и использование, а также формирование и хранение фонда редких книг, рукописей, журналов, газет, географических карт и других изданий, поступивших в Архив в результате деятельности Общества.
1.3. Архив включает в свой состав центральный архив, расположенный в г. Москве, а также архивы региональных и зарубежных отделений.
1.4. Архив в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, а также о труде и охране труда в Российской Федерации; нормативными и методическим документами Правительства Российской Федерации, Министерства культуры Российской Федерации и Федерального архивного агентства по вопросам организации архивного хранения документов; Уставом Общества, решениями и документами Конференций, Председателя и Совета ИППО; настоящим Положением.
1.5. Материальное обеспечение и финансовые средства по содержанию и деятельности Архива предусматриваются бюджетом Общества.
1.6. Фонд Архива комплектуются из фондов отделений, филиалов и представительств Общества на территории Российской Федерации и за рубежом, а также документами, собранными в экспедициях, полученными в дар, приобретёнными в результате общественной, хозяйственной и предпринимательской деятельности Общества, а также образующимися в результате управленческой, финансовой, экономической, кадровой и другими видами деятельности Общества, в том числе связанными с использованием электронных и информационных технологий.

2. Состав документов Архива

Архив осуществляет прием, учет, сохранность, упорядочение и использование следующих архивных материалов:
2.1. организационно-распорядительные документы Общества;
2.2. документы по действительным членам Общества;
2.3. документы по личному составу Общества;
2.4. отчеты о деятельности Общества и его отделений, филиалов и представительств;
2.5. личные фонды членов Общества, поступившие в Архив;
2.6. издания Общества, в том числе редакционные документы «Православного Палестинского сборника»;
2.7. исторические документы и материалы Общества, в том числе рескрипты Всероссийских императоров и Великих Князей;
2.8. научно-справочный аппарат к документам Архива.

3. Задачи Архива

Основными задачами Архива являются:
3.1. учет и обеспечение сохранности документов;
3.2. систематическое пополнение фондов архива документами;
3.3. использование и популяризация хранящихся в Архиве документов.

4. Функции Архива

В соответствии с возложенными задачами Архив осуществляет следующие функции:
4.1. приём, учет и обеспечение полной сохранности принятых на хранение документов;
4.2. создание необходимых условий для хранения архивных документов;
4.3. поиск и изучение архивных документов и материалов, относящихся к деятельности Общества за весь период его существования в России и присутствия в Святой Земле и других странах библейского региона, введение их в культурный и научный оборот;
4.4. создание научно-справочного аппарата к документам Архива (описей документов и дел, указателей, путеводителей и др.);
4.5. организация и проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в Архиве, участие в работе экспертной комиссии Общества;
4.6. выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и организация их уничтожения в установленном порядке, после принятия решения архивной комиссией (рабочей группой) Совета Общества;
4.7. проверка наличия и состояния документов в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке;
4.8. ведение научно-исследовательской и культурно-просветительской деятельности в сфере истории, культуры, межрелигиозных отношений в странах Ближнего Востока и Средиземноморского региона;
4.9. формирование фонда редких книг, рукописей и географических карт, открытых для использования как членам Общества, так и другим физическим и юридическим лицам;
4.10. организация использования и учет использования документов, хранящихся в Архиве;
4.11. организация и проведение научных исследований, конференций и экспедиций в сфере общественных и гуманитарных наук в соответствии с направлениями деятельности Общества;
4.12. участие в создании и поддержке деятельности музеев, библиотек, архивов, культурных и научно-информационных центров в сфере общественных и гуманитарных наук по тематике Общества;
4.13. организационно-методическое руководство и контроль деятельности архивов региональных и зарубежных отделений Общества;
4.14. оказание необходимой методической и практической помощи Управлению делами Общества и другим подразделениям ИППО в составлении номенклатуры дел;
4.15. участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в Обществе;
4.16. составление годового плана с указанием конкретных видов работ;
4.17. составление отчета о выполнении годового плана, включающего также сведения о выполнении внеплановых мероприятий.

5. Права сотрудников Архива

Для выполнения возложенных задач и реализации функций сотрудники Архива имеет право:
5.1. оказывать содействие руководству Общества в работе по созданию материально-технической базы хранения документов (помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.) и благоприятных условий труда работников Архива;
5.2. требовать от источников комплектования Архива своевременной передачи в Архив документов в упорядоченном состоянии;
5.3. требовать от членов Общества соблюдения правил организации работы с документами Архива;
5.4. запрашивать по согласованию с руководством ИППО от структурных подразделений Общества необходимые для работы Архива сведения;
5.5. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в Обществе;
5.6. устанавливать контакты с фондообразователями и коллекционерами, брать на учет фонды личного происхождения и коллекции документов для последующего приема их в Архив с одобрения руководства Общества;
5.7. осуществлять по согласованию с руководством Общества необходимые связи с архивными организациями на территории России и за рубежом;
5.8. участвовать во всех мероприятиях Общества, значимых для работы Архива, а также запрашивать документы и материалы об этих мероприятиях для хранения их в Архиве;
5.9. выполнять по согласованию с руководством Общества платные работы и услуги, которые осуществляются без ущерба для реализации основных функций Архива.

6. Ответственность сотрудников Архива

Заведующий Архивом и сотрудники несут всю полноту ответственности за:
6.1. несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
6.2. утрату и несанкционированное уничтожение документов;
6.3. необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного срока хранения и по личному составу от источников комплектования Архива;
6.4. нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством Российской Федерации.

7. Организация работы Архива

7.1. Архив создается и ликвидируется приказом Председателя Общества.
7.2. Архив возглавляется Заведующим, назначаемым на должность и освобождаемым от должности приказом Председателя Общества.
7.3. Архив подчиняется непосредственно Управлению делами Общества.
7.4. Работники Архива назначаются на должность по представлению Заведующего Архивом.
7.5. Деятельность работников Архива регламентируется должностными инструкциями, утверждаемыми Управляющим делами Общества, распределение обязанностей между ними осуществляется Заведующим Архивом.
7.6. Архив организует свою работу по планам, утверждаемым Советом Общества, и ежегодно отчитывается перед ним в своей работе.
7.7. Контроль деятельности Архива осуществляет архивная комиссия (рабочая группа) Совета Общества.
7.8. При смене Заведующего Архивом прием-передача документов и справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту. Для приема-передачи дел Заведующего Архивом приказом Председателя Общества назначается комиссия в составе не менее трех человек.
7.9. Порядок приема-передачи документов Архива при реорганизации или ликвидации Общества определяется распорядительным документом Общества.
7.10. Перед передачей документов Управлением делами Общества проводится проверка наличия и состояния документов Архива, а также их научно-техническая обработка.